Conditions Générales d'Utilisation

Préambule

La société par actions simplifiées (SAS) COMMUNIA, au capital de trois mille (3 000) euros, immatriculée au RCS de Valenciennes sous le numéro 100204270, dont le siège social est situé au 11 rue Daniel Balavoine, 59770 Marly (ci-après « le Prestataire »), édite et exploite la plateforme COMMUNIA.

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les règles d'accès et d'utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs. Elles complètent les Conditions Générales de Service (CGS) conclues entre le Prestataire et le Client.

L'accès à la Plateforme et l'utilisation du Service impliquent l'acceptation pleine et entière des présentes CGU par l'Utilisateur. En cas de contradiction entre les CGU et les CGS, les stipulations des CGS prévalent.

Article 1 - Définitions

Les termes définis dans les CGS conservent la même signification dans les présentes CGU. Sont en outre définis les termes suivants :

• « Compte »: désigne l'espace personnel créé pour chaque Utilisateur lors de son inscription sur la Plateforme, accessible au moyen de ses Identifiants.
• « Contenu »: désigne l'ensemble des informations, données, textes, documents et fichiers transmis par l'Utilisateur dans le cadre de son utilisation du Service, incluant les Prompts et les documents soumis aux assistants IA.
• « CGU »: désigne les présentes Conditions Générales d'Utilisation.
• « CGS » : désigne les Conditions Générales de Service conclues entre le Prestataire et le Client.

Article 2 - Acceptation des CGU

L'Utilisateur déclare avoir pris connaissance des présentes CGU et les accepter sans réserve lors de sa première connexion à la Plateforme. Cette acceptation est matérialisée par la validation d'une case dédiée lors de la création du Compte.

L'Utilisateur qui n'accepte pas les CGU ne peut accéder au Service ni utiliser la Plateforme.

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. L'Utilisateur sera informé de toute modification lors de sa prochaine connexion et sera invité à accepter la nouvelle version. La poursuite de l'utilisation du Service après notification vaut acceptation des CGU modifiées.

Article 3 - Accès à la Plateforme

3.1 - Création du Compte

L'accès à la Plateforme est subordonné à la création d'un Compte personnel au moyen des Identifiants attribués à l'Utilisateur. Chaque Compte est strictement individuel et personnel. L'Utilisateur s'engage à ne créer qu'un seul Compte et à ne pas partager ses Identifiants avec des tiers.

3.2 - Sécurité des Identifiants

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité et de la sécurité de ses Identifiants. Toute utilisation du Service effectuée après authentification au moyen de ses Identifiants est présumée provenir de l'Utilisateur.

En cas de perte, de vol ou de suspicion d'utilisation frauduleuse de ses Identifiants, l'Utilisateur doit en informer immédiatement le Prestataire à l'adresse contact@communia.net. Le Prestataire procède alors à la réinitialisation des Identifiants dans les meilleurs délais.

3.3 - Disponibilité

Le Prestataire s'efforce d'assurer l'accès à la Plateforme de manière continue. Toutefois, l'accès peut être temporairement suspendu pour des raisons de maintenance, de mise à jour ou en raison de circonstances échappant au contrôle du Prestataire, sans que cela n'ouvre droit à une quelconque indemnisation de l'Utilisateur.

Article 4 - Description du Service

La Plateforme COMMUNIA est une solution de recherche d'informations juridiques basée sur l'intelligence artificielle, spécialement conçue pour les besoins des collectivités territoriales. Le détail des fonctionnalités du Service est décrit dans les CGS.

Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Service, sous réserve que ces évolutions ne réduisent pas substantiellement la qualité ou le périmètre du Service.

Article 5 - Obligations de l'Utilisateur

5.1 - Règles d'utilisation

L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGU et aux lois et règlements en vigueur. À ce titre, l'Utilisateur s'interdit notamment de :

• Utiliser le Service à des fins illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits de tiers
• Transmettre via la Plateforme des données à caractère personnel de tiers sans base légale, des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, ou des informations classifiées
• Tenter d'accéder aux codes sources, algorithmes ou composants techniques de la Plateforme, ou procéder à toute opération de rétro-ingénierie
• Utiliser des dispositifs automatisés (robots, scripts, outils de scraping) pour interroger le Service ou en extraire le contenu
• Contourner ou tenter de contourner les mesures techniques de sécurité et de contrôle d'accès de la Plateforme
• Perturber le fonctionnement normal de la Plateforme ou compromettre l'intégrité et la sécurité du Service

5.2 - Responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur est seul et unique responsable :

• Du contenu des données qu'il saisit, transmet ou téléverse sur la Plateforme, y compris les Prompts et documents adressés au chatbot et aux assistants IA et toute information intégrée pour la génération de comptes rendus, procès-verbaux, notes, courriers ou tout autre document
• De la vérification des contenus générés par l'IA avant toute diffusion, publication, utilisation dans le cadre d'une décision administrative ou communication officielle
• De l'usage qu'il fait des fonctionnalités mises à sa disposition, en particulier lorsqu'il utilise les assistants spécialisés ou le moteur de recherche juridique pour étayer des actes susceptibles de produire des effets juridiques
• Du respect de la réglementation applicable aux données qu'il transmet, notamment en matière de protection des données personnelles de tiers (RGPD), de confidentialité et de secret professionnel

Le Prestataire n'exerce aucun contrôle préalable sur les données transmises par l'Utilisateur et ne saurait être tenu responsable de leur nature, de leur licéité ou de leur exactitude.

5.3 - Protection des données personnelles de tiers

L'Utilisateur s'engage à respecter l'ensemble de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, et notamment le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, lorsqu'il transmet des informations via la Plateforme. L'Utilisateur veille en particulier à respecter les principes de minimisation des données (article 5.1.c du RGPD) et de limitation des finalités (article 5.1.b du RGPD) : il ne transmet que les données strictement nécessaires à l'utilisation du Service et s'abstient de communiquer des données personnelles de tiers qui ne seraient pas indispensables au traitement envisagé.

En particulier, lorsque l'Utilisateur saisit ou transmet sur la Plateforme des données à caractère personnel de tiers — notamment dans le cadre de la rédaction de comptes rendus, procès-verbaux, notes, courriers ou tout autre document — il garantit disposer d'une base légale valide au sens de l'article 6 du RGPD pour ce traitement. L'Utilisateur garantit également avoir, le cas échéant, informé les personnes concernées du traitement de leurs données conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

L'Utilisateur s'interdit de transmettre via la Plateforme des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l'appartenance syndicale, les données de santé, les données biométriques ou relatives à la vie sexuelle), sauf s'il justifie d'une exception prévue par le RGPD et le droit national applicable.

Le Prestataire ne saurait en aucun cas être tenu responsable du non-respect par l'Utilisateur de ses obligations en matière de protection des données personnelles. L'Utilisateur s'engage à garantir et indemniser le Prestataire contre toute réclamation, action ou condamnation résultant d'un manquement de sa part à la réglementation applicable.

5.4 - Usage strictement professionnel

La Plateforme est mise à disposition de l'Utilisateur exclusivement dans le cadre de ses fonctions et pour les besoins des missions de service public de la collectivité dont il relève. Tout usage à des fins personnelles, privées ou étrangères aux missions du Client est strictement interdit.

5.5 - Interdiction de présentation comme avis officiel

L'Utilisateur s'interdit de diffuser, transmettre ou reproduire une Réponse Générée en la présentant comme une consultation juridique, un avis officiel émanant de la collectivité ou du Prestataire, ou comme un document ayant une valeur juridique contraignante. Toute Réponse Générée intégrée à un document destiné à des tiers ou à des administrés doit avoir été préalablement vérifiée, validée et, le cas échéant, reformulée par l'Utilisateur sous sa seule responsabilité.

5.6 - Obligation de signalement

L'Utilisateur s'engage à signaler au Prestataire, dans un délai maximum de soixante-douze (72) heures et à l'adresse contact@communia.net, toute erreur manifeste ou récurrente dans les Réponses Générées, tout comportement anormal du Service ainsi que toute faille de sécurité ou vulnérabilité dont il aurait connaissance. Ce signalement permet au Prestataire d'améliorer la qualité et la sécurité du Service.

5.7 - Sanctions

En cas de manquement aux obligations prévues au présent article, le Prestataire se réserve le droit de suspendre ou de désactiver le Compte de l'Utilisateur, après notification préalable adressée au Client par courrier électronique précisant la nature du manquement constaté. Le Client dispose d'un délai de quinze (15) jours à compter de cette notification pour formuler ses observations ou régulariser la situation. À défaut de régularisation dans ce délai, la suspension ou la désactivation est mise en œuvre, sans préjudice de tout recours ou réclamation à l'encontre du Client au titre des CGS.

Article 6 - Propriété intellectuelle

Le Prestataire est et demeure seul titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle portant sur la Plateforme, son code source, son architecture technique, ses algorithmes, son interface utilisateur, ses bases de données, ses Contenus Éditoriaux (articles, fiches pratiques, newsletters) ainsi que sa marque, son logo et ses éléments graphiques.

Les présentes CGU ne confèrent à l'Utilisateur qu'un droit d'utilisation non exclusif, non cessible et non transférable du Service, strictement limité à la durée de l'Abonnement souscrit par le Client et à l'usage interne de la collectivité pour les besoins de ses missions de service public.

Toute reproduction, représentation, modification, extraction, réutilisation ou diffusion de tout ou partie de la Plateforme et de ses contenus, par quelque procédé que ce soit, sans autorisation préalable écrite du Prestataire, est strictement interdite et constitue une contrefaçon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Les données juridiques publiques accessibles via la Plateforme (textes législatifs et réglementaires, jurisprudence, rapports parlementaires) sont produites par les administrations et juridictions compétentes et demeurent leur propriété. Le Prestataire ne revendique aucun droit de propriété intellectuelle sur ces données. Leur mise à disposition via la Plateforme ne confère à l'Utilisateur aucun droit exclusif sur ces contenus, lesquels restent soumis aux conditions de réutilisation prévues par le Code des relations entre le public et l'administration.

Article 7 - Nature des Réponses Générées par l'IA

7.1 - Caractère informatif

L'Utilisateur reconnaît et accepte que les Réponses Générées par le Service reposent sur des modèles d'intelligence artificielle générative de nature probabiliste. Ces réponses sont fournies à titre purement informatif et constituent une aide à la recherche. Elles ne sauraient en aucun cas se substituer à l'analyse, au jugement ou à la décision d'un professionnel du droit ou d'un agent public qualifié.

7.2 - Absence de garantie sur les Réponses Générées

Le Prestataire ne garantit en aucune manière l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, l'actualité ou la fiabilité des Réponses Générées. Ces réponses peuvent contenir des erreurs, des imprécisions, des omissions, des informations obsolètes ou des contenus non pertinents inhérents au fonctionnement des modèles d'IA générative (« hallucinations »).

Le Prestataire ne garantit pas davantage que les Réponses Générées soient conformes au droit en vigueur à la date de leur consultation, ni qu'elles tiennent compte des dernières évolutions législatives, réglementaires ou jurisprudentielles.

7.3 - Obligation de vérification

L'Utilisateur s'engage à vérifier systématiquement les Réponses Générées avant toute exploitation. Les Réponses Générées ne peuvent en aucun cas être utilisées comme fondement exclusif d'un acte administratif, d'une délibération, d'une décision individuelle ou de tout autre acte susceptible de produire des effets juridiques à l'égard de tiers, sans validation préalable par un agent public qualifié.

L'Utilisateur reconnaît que la responsabilité de la vérification, de la validation et de l'utilisation des Réponses Générées lui incombe exclusivement. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de quelque préjudice que ce soit résultant de l'utilisation, de la diffusion ou de la reproduction des Réponses Générées par l'Utilisateur, que ce préjudice soit direct ou indirect.

7.4 - Absence de relation de conseil

Le Service ne constitue pas une prestation de conseil juridique au sens de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques. Aucune relation de conseil, de mandat ou de représentation n'est créée entre le Prestataire et l'Utilisateur du fait de l'utilisation du Service.

7.5 - Propriété et protégeabilité des Réponses Générées

Conformément au droit positif français en vigueur, les contenus générés de manière autonome par un système d'intelligence artificielle, sans intervention créative humaine significative, ne bénéficient pas nécessairement de la protection par le droit d'auteur. Le Prestataire ne garantit pas la protégeabilité des Réponses Générées au titre du droit de la propriété intellectuelle.

7.6 - Conservation et suppression des données liées aux Réponses Générées

L'ensemble des données transmises par l'Utilisateur au chatbot et aux assistants IA (Prompts, documents, fichiers) ainsi que les Réponses Générées associées sont automatiquement supprimées quatre-vingt-dix (90) jours après leur traitement, sauf si l'Utilisateur a procédé à leur archivage dans son Compte avant l'expiration de ce délai. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de la perte de données non archivées par l'Utilisateur dans le délai imparti.

Article 8 - Données personnelles

8.1 - Responsable du traitement

Le Prestataire agit en qualité de responsable de traitement pour les données nécessaires à l'utilisation du Service, à la gestion de la relation contractuelle et à la communication technique, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. Le Prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données traitées via la Plateforme, conformément à l'article 32 du RGPD, notamment le chiffrement des données, le contrôle des accès et l'hébergement sécurisé en France.

Lorsque l'Utilisateur transmet via la Plateforme des données internes contenant des données personnelles de tiers, le Client demeure seul responsable du traitement de ces données et le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

8.2 - Données collectées et finalités

Les données personnelles collectées dans le cadre de l'utilisation du Service sont les suivantes : les données d'identification (nom, prénom, adresse électronique professionnelle), les données professionnelles (fonction, collectivité de rattachement), les données de connexion (journaux d'accès, adresses IP), les Prompts adressés au chatbot et les données transmises aux assistants IA.

Ces données sont traitées aux fins de fourniture et de gestion de l'accès au Service, d'assurance du bon fonctionnement de la Plateforme, de réponse aux demandes d'assistance, d'amélioration de la qualité du Service et de respect des obligations légales du Prestataire.

8.3 - Durées de conservation

Les données d'identification et professionnelles sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant cinq (5) ans à des fins probatoires avant suppression définitive. Les données de connexion sont conservées pendant une durée de douze (12) mois. Les données envoyées au chatbot et aux assistants IA sont automatiquement supprimées quatre-vingt-dix (90) jours après leur traitement. En cas d'inactivité d'un Utilisateur pendant douze (12) mois consécutifs, les données associées à son Compte sont archivées.

8.4 - Droits de l'Utilisateur

Conformément au RGPD, l'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition. Ces droits s'exercent par courrier électronique adressé à contact@communia.net, accompagné d'un justificatif d'identité. Le Prestataire répond dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande.

L'Utilisateur peut également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (www.cnil.fr).

8.5 - Hébergement et transferts

L'ensemble des données personnelles est hébergé en France, au sein de l'Union européenne. Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est effectué. Le Prestataire ne vend ni ne communique les données personnelles des Utilisateurs à des tiers à des fins commerciales.

Article 9 - Cookies

La Plateforme utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du Service (authentification, gestion de session). Aucun cookie publicitaire, de traçage ou d'analyse comportementale n'est déposé. Ces cookies techniques sont exemptés du recueil du consentement conformément aux lignes directrices de la CNIL et à l'article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. L'Utilisateur est informé de l'utilisation de ces cookies via la politique de confidentialité accessible sur la Plateforme à l'adresse communia.net/confidentialite.

Article 10 - Responsabilité

10.1 - Responsabilité du Prestataire

Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens quant au fonctionnement et à la disponibilité de la Plateforme. Il s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour garantir la disponibilité, la performance et la sécurité du Service. Il ne saurait être tenu responsable des dommages directs ou indirects résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utilisation du Service, et notamment :

• Des erreurs, imprécisions ou omissions contenues dans les Réponses Générées
• Des décisions prises par l'Utilisateur ou le Client sur la base des Réponses Générées
• Des interruptions, indisponibilités ou ralentissements du Service imputables aux Fournisseurs Tiers, aux aléas du réseau Internet ou à un cas de force majeure
• De la perte, de l'altération ou de la divulgation de données résultant d'une utilisation non conforme du Service par l'Utilisateur
• Des conséquences d'une utilisation des Réponses Générées dans le cadre d'actes administratifs, de délibérations ou de décisions individuelles sans vérification préalable

10.2 - Responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur est seul responsable de l'utilisation qu'il fait du Service et des Réponses Générées. Il reconnaît que le Prestataire ne dispose d'aucun contrôle sur l'exploitation qui est faite des informations fournies par la Plateforme.

L'Utilisateur s'engage à indemniser le Prestataire de tout préjudice et à le garantir contre toute réclamation de tiers résultant d'une utilisation non conforme du Service ou d'un manquement aux présentes CGU.

Article 11 - Modification des CGU

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment afin de les adapter aux évolutions légales, réglementaires ou techniques, ou pour tenir compte de l'évolution des fonctionnalités du Service.

Toute modification est notifiée à l'Utilisateur lors de sa prochaine connexion à la Plateforme. L'Utilisateur est invité à prendre connaissance de la nouvelle version et à l'accepter. En cas de refus, l'Utilisateur ne pourra plus accéder au Service. La version en vigueur est celle accessible sur la Plateforme à la date de connexion de l'Utilisateur.

Article 12 - Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

En cas de différend relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les Parties rechercheront une solution amiable pendant trente (30) jours. À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le tribunal administratif territorialement compétent.

Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU, vous pouvez nous contacter :

• COMMUNIA (SAS au capital de 3 000 euros)
• RCS Valenciennes 100 204 270
• Siège social : 11 rue Daniel Balavoine, 59770 Marly
• Email : contact@communia.net
• Formulaire de contact : Page contact